没有流程是万万不能的

                                                                                                   

上次说到《流程不是万能的》，这次谈谈没有流程是万万不能的。

为什么流程不是万能的？因为流程只是定规则，执行需要靠人，人的能力有差异，人与人之间的协作需要沟通，所以多少有事在人为的成分在。那为什么没有流程万万不能呢？因为流程是基础，是规则，所以连规则都不清晰，那么就会产生更多的沟通成本，走更多的弯路。

大道理不多说，我们来看一些例子，看看平时工作中的不顺畅，追根到底跟流程有没有关系。

案例一：某个公司的IT系统还不完善，研发物料申购的过程无法信息化呈现，项目助理需要时时跟采购员沟通，才能知道物料购买的进展，甚至出现项目助理填写的纸件物料申请单，被采购员遗失的情况，这种情况下，项目助理还不能第一时间发现，造成了整个物料进度的延迟。

通常在这种情况下，大家都会甩锅给IT系统了，系统都没搞好，我怎么能时时看到物料申购的进程呢？不好意思，IT系统说，这个锅我不背，难道没有IT系统，这个问题就没法解决了？我认为不是这样的，只要把物料申购的整个流程做一些规范，就可以大大降低申购方和采购方的沟通成本。

• 采购做一个物料申购单的模板，excel就可以搞定，里面包括申购人、物料种类，数量，厂家，申购日期，采购指令发出日期，交期等相关信息（这个表格由申购者和采购共同完成）
  
• 所有申购人都必须按照模板填写申购信息，通过电子邮件的方式发送给采购（连纸都省了）。
  
• 采购在收到申购人的信息后，必须回复邮件，确保信息已经传递到位。（避免丢单还不能及时发现的情况）
  
• 采购在发出采购指令得到供应商的回复后，完善物料申购单相关信息（采购指令发出日期，交期等）。
  
• 将物料申购单放在共享盘指定目录，供项目助理查阅。
  
  

上面是一些初略的建议，有一些细节还可以在实施的过程中完善。但是不能看出，我们在流程上去下一些功夫，做一些改善，是可以提高工作效率，避免失误的。

案列二：知识共享。很多企业都意识到了知识共享、经验传承的重要性，但是有的企业做得好有的企业做得差，这是为什么呢？有人说，是因为我们公司的工程师，能力差，没东西可以共享。有人说，我们公司的工程师不会讲课。有人说，我们太忙了，天天做项目还来不及，哪里有时间共享。有人说，我们公司是矩阵组织，人都去产品线了，职能部门管不着，没法共享。恩，我只能说这些听上去好像是原因，但这些都是借口。或者说这些都是想靠人的自觉性在做共享，而没有建立共享的机制、流程。那么应该怎么去做？

• 所有发生的质量问题，必须做质量回溯，并且在部门内部做宣讲，同时回溯报告发送给所有相关的研发工程师学习。质量回溯报告要归档。
  
• 确定技术探讨的命题，讲解人，讲解日期。不用太频繁，一个人讲一个课题，一个礼拜讲一次，如果一个部门20个人的话，转一圈也需要4到5个月了，也留下了20个知识分享的内容。简单的课题排前面，安排给资历浅的工程师，难的课题排后面，提供更多的准备时间。
  
• 设置考核，在任职资格中明确到一定等级需要分享的课程数目。
  
• 设置激励，提高大家分享的积极性。
  
  

上面这几点是讲的几个大方面，但是如果把这些措施都放到相关的流程、制度中（质量管理流程，任职资格模型），甚至建立专门的知识分享流程，整个公司的知识分享，经验传递的效果会好很多。法制的第一步，先要有法。执行不力，再去执行上想办法。

案例三 我有一个朋友是做IT系统的，公司采用的是项目结算制度。也就是说一个项目多少费用，多少工作量，需要多少个实施顾问，基本是明确的。也就是说，当项目范围、人员都确定后，多增加一个人，大家能分到的项目费用就少了一份。在这种情况下，除非是现有人员hold不住项目，否则项目经理是不愿意多要人的。但是公司为了扩展业务，又不能不招人进行人才储备。结果就发生了这样一件事，公司新进的顾问没新项目去，就给A项目的项目经理说是放到A项目组一个月，不算项目组的成本，项目经理就同意了。结果公司一直没有合适的项目安排这个新顾问去，新顾问也帮着项目做了一些事，这个项目经理就犯难了，退呢退不掉，留着呢，成本高，本来也不需要，到底咋办？

其实还是流程不清楚。

• 进项目工作的顾问和进项目培养的顾问，结算方式应该规定清楚，哪些费用算公司的，哪些费用算项目组的，要明确。
  
• 进项目组的试用期要明确。
  
• 项目经理对顾问的面试权要明确。
  
  

        这些内容都在“项目运作”流程中明确了，就不会存在项目与公司“打架”的问题了。

类似的例子还有很多，只要留意观察，都不能发现，很多让我们在工作中不爽，不顺的问题，都可以通过改善流程去解决。流程是基础。

一直都想找一个合适的比喻来形容流程对企业的作用，却一直都没有想好，最近终于有了灵感，我觉得流程对于企业来说，就像一棵树的脉络，它将企业中的所有部门，所有人员，所有的活动，所有的信息有机的串联在一起。所以，流程顺了，企业才能跑得快。

最后祝大家圣诞快乐。